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PROTOCOLE VHSS interne

PROTOCOLE DE LUTTE CONTRE LES VIOLENCES ET LE HARCÈLEMENT SEXISTE ET SEXUEL

Dernière mise à jour : 25/06/2025

Dans le cadre de ses obligations employeurs, C-E-A protège la sécurité et la santé de son équipe salariée. À ce titre, un protocole est mis en place. Afin de sensibiliser le secteur et partager les bonnes pratiques, C-E-A diffuse gratuitement son protocole. Chaque structure est libre de s’en inspirer et l’adapter à sa situation.

 

1. Préambule

  • Objectif : Assurer la sécurité, la santé physique et mentale, et le bien-être des adhérent·es de l’association, des membres du Conseil d’administration et de l’équipe (salariée, volontaires).
  • Cadre juridique : Se conformer aux lois françaises, notamment le Code du travail et la loi relative au harcèlement sexuel et aux violences sexistes (Articles L1153-1 et suivants du Code du travail).
  • Vocabulaire : Est désignée comme “équipe” toute personne salariée de l’association, volontaire en service civique, stagiaire, bénévole ou prestataire régulier·e œuvrant activement à la réalisation des objectifs fixés par le Conseil d’Administration.

 

2. Définition des termes liés aux VHSS

  • Agissement sexiste : Tout agissement lié au sexe d’une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant. L’agissement sexiste ne suppose pas la répétition.
  • Constitue un outrage sexiste le fait d’imposer à une personne tout propos ou comportement à connotation sexuelle ou sexiste qui soit porte atteinte à sa dignité en raison de son caractère dégradant ou humiliant, soit crée à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante. Si l’outrage sexiste comprend des circonstances aggravantes, il s’agit d’un outrage sexiste aggravé, qui est alors un délit.
  • Injure : Si un propos est délibérément offensant, il peut être défini comme une injure. Elle peut être à caractère sexiste, homophobe, raciste, antisémite ou autre.
  • Harcèlement sexuel :
    • Tout acte de pression en vue d’obtenir un acte de nature sexuelle, des propos ou comportements à connotation sexuelle créant une situation intimidante, hostile ou offensante. Est assimilé au harcèlement sexuel le fait, même non répété, d’user de toute forme de pression grave dans le but réel ou apparent d’obtenir un acte de nature sexuelle, que celui-ci soit recherché au profit de l’auteur des faits ou au profit d’un tiers. La qualification de harcèlement sexuel peut être retenue y compris pour un acte unique d’une particulière gravité.
    • Propos ou comportements à connotation sexuelle ou sexiste répétés qui soit portent atteinte à sa dignité en raison de leur caractère dégradant ou humiliant, soit créent à son encontre une situation intimidante, hostile ou offensante.
    • Le harcèlement sexuel d’ambiance ou environnemental est caractérisé par une situation où, sans être directement visée, la victime subit des provocations et blagues obscènes ou vulgaires qui lui deviennent insupportables.
  • Agression sexuelle : Constitue une agression sexuelle toute atteinte sexuelle commise avec violence, contrainte, menace ou surprise. Constitue également une agression sexuelle le fait d’imposer à une personne, par violence, contrainte, menace ou surprise, de subir une atteinte sexuelle de la part d’un tiers, ou de procéder sur elle-même à une telle atteinte. 5 zones corporelles sont identifiées dans le cadre d’une agression sexuelle : fesses, bouche, seins, entre les cuisses, sexe.
  • Viol, Tentative de viol : Tout acte de pénétration sexuelle, de quelque nature qu’il soit, ou tout acte bucco-génital commis sur la personne d’autrui ou sur la personne de l’auteur par violence, contrainte, menace ou surprise est un viol. Est reconnu comme tentative de viol une situation  extérieure à l’intention de l’agresseur qui vient interrompre la situation (victime réussit à s’échapper, une personne surprend la scène etc.).
  • 26 critères discriminatoires sont définit par la loi française: origine, prétendue race, ethnie, mœurs, activités syndicales, identité de genre, âge, religion, apparence physique, état de grossesse, sexe, caractéristiques génétiques, capacité à parler une autre langue que le français, nationalité, état de santé, situation familiale, domiciliation bancaire, orientation sexuelle, vulnérabilité économique, nom de famille, lieu de résidence, handicap, opinions politiques, état de dépendance, opinions philosophiques, qualité de lanceur d’alerte.

Les violences sexistes représentent l’ensemble des comportements visant à ridiculiser, intimider ou discriminer une personne en raison de son sexe. Il s’agit d’agissement sexiste ou discriminatoire, d’agression sexuelle, de tentative de viol, de viol, de tout agissement lié au sexe d’une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant.

3. Engagements de l’association

  • Assurer la sécurité et la santé (physique et mentale) de son équipe : L’association assure la sécurité et la santé physique et mentale de son équipe au quotidien, ainsi que celle de ses adhérents et adhérentes lors de manifestations qu’elle organise. Elle prévient, fait cesser, sanctionne, peut diligenter une enquête interne, ou encore accompagner l’ouverture d’une enquête externe. L’association prend toutes disposition nécessaire en vue de prévenir les faits de harcèlement sexuel, d’y mettre un terme et de les sanctionner.
  • Tolérance zéro : L’association s’engage à ne tolérer aucune forme de violence ou de harcèlement sexiste et sexuel.
  • Prévention : L’association promeut une culture de respect et de dignité en son sein.
  • Soutien à son équipe : C-E-A assure un soutien adéquat et une protection aux victimes de VHSS de son équipe, avec les moyens dont elle dispose. Elle peut orienter et informer ses adhérent·es qui pourraient lui partager des faits de VHSS survenus en dehors du cadre associatif de C-E-A.

4. Dispositifs de prévention

  • Information et sensibilisation : Informer régulièrement l’équipe sur les enjeux et les conséquences des violences et du harcèlement sexiste et sexuel. Partager divers ressources à ses adhérent·es.
  • Formation : Dispenser ou faire dispenser une formation annuelle à l’équipe pour reconnaître et réagir face à ces situations.
  • Affichage : Mettre en place un affichage clair sur le lieu de travail rappelant les mesures de prévention et les recours disponibles.
  • Règlement intérieur : Élaboration et adoption d’un règlement intérieur rappelant les valeurs et engagements de l’association.

5. Procédure de signalement et enquête interne

  • Responsables de l’écoute et de la prévention : Le groupe Ressources Humaines et le Bureau de l’association sont désignés comme personnes de confiance au sein de l’association pour recueillir les signalements. Ces personnes sont formées pour recevoir et traiter les signalements. L’association choisit de désigner plusieurs interlocuteurs·rices pour permettre une libération de la parole. Ces responsables n’ont pas nécessairement à communiquer entre eux des signalements reçus. Si la situation l’exige mais concerne l’une de ces personnes responsables, un protocole exceptionnel devra être établi pour l’exclure de tout échange lié à ces signalements.
  • Modalités de signalement : Les adhérents et adhérentes et l’équipe de l’association peuvent signaler tout acte relevant des VHSS aux responsables de l’écoute et de la prévention. Les signalements concernent des VHSS ayant eu lieu dans le cadre de l’association (événement proposé par l’association, collaborations, partenariats, signalement de comportements entre adhérent·es dans le cadre de groupes de travail ou de projets liés à C-E-A, etc.). Tout signalement n’ayant aucun lien direct avec l’association ne pourra être traité.
  • Pour signaler tout acte relevant des VHSS, les adhérents et/ou l’équipe doivent écrire un mail à l’une des personnes de confiance parmi le Bureau ou le groupe Ressources Humaines. Le premier mail n’a pas l’obligation de comporter de détail sur la situation, de nom ni de date. Il peut simplement alerter et permettre d’ouvrir un dialogue avec la personne responsable sollicitée. L’ensemble des personnes responsables assure la confidentialité des informations.
  • Accusé de réception : La personne responsable délivre un accusé de réception formel pour chaque signalement dans un délai de 48h.
  • Traitement des signalements : Assurer une enquête impartiale et rapide dès réception d’un signalement et dans un délai maximal de 4 mois.
  • L’association réalise une enquête interne : Lorsque des faits constitutifs d’une violence sexuelle ou sexiste sont signalés, l’association procède dans les délais les plus brefs à une enquête interne. Deux personnes sont nommées responsables de cette enquête. Selon la situation et ses moyens, l’association peut faire appel à un prestataire extérieur pour réaliser l’enquête interne.
    • La personne mise en cause est prévenue dans les plus brefs délais par un entretien oral (physique ou en visio) et une lettre avec accusé de réception ou remise en main propre contre signature. Cette lettre informe d’une convocation pour un entretien et permet à la personne mise en cause de demander à être accompagnée d’une personne interne à l’association (membre du Conseil d’Administration ou adhérente).
    • L’ensemble de l’équipe de l’association doit être prévenu qu’une enquête interne est réalisée par l’association. Cette missive ne doit rester factuelle et respecter la confidentialité.
    • Les entretiens individuels sont menés par les référent·es de l’enquête pour entendre la personne à l’origine du signalement, la victime, les témoins, la personne mise en cause. Aucune confrontation entre la victime et la personne mise en cause ne doivent avoir lieu. Chaque entretien fait l’objet d’un compte-rendu écrit objectif et factuel, signé par la personne entendue. Ces entretiens doivent permettre de recueillir les informations pour corroborer les faits. Ils doivent être menés de façon pédagogique et respecter un ton impartial, neutre, objectif, de non-jugement, de rigueur et rester confidentiels. Chaque entretien dure au maximum 45 minutes.
    • À l’issue des entretiens, un rapport d’enquête est remis aux décisionnaires de l’association (Bureau et Conseil d’Administration), qui délibèrent sur les sanctions à prendre si les faits sont avérés. Les sanctions doivent être proportionnées aux faits reprochés.
  • Concernant les sanctions disciplinaires, la procédure doit être engagée dans les quatre mois suivant le jour où l’association a eu connaissance des faits. Les sanctions disciplinaires peuvent être : mesures conservatoires, avertissement ou blâme, mise à pied, rétrogradation, licenciement pour faute simple, grave ou lourde, radiation de l’association.
  • Le rapport d’enquête contient le rappel du cadre réglementaire et légal, l’origine de l’enquête et la liste des personnes entendues, l’enquête, l’analyse et les préconisations, les annexes (compte-rendus signés, accusés de réception, documents communiqués dans le cadre de l’enquête etc.)
  • En plus d’une enquête interne, la victime peut porter plainte et entamer une procédure pénale. Elle peut également recourir à une procédure civile ou encore, avec l’accompagnement du Défenseur des Droits, peut réaliser une action non contentieuse contre la personne mise en cause. Dans tous les cas, ces actions additionnelles sont indépendantes de l’enquête interne menée par C-E-A. Ces actions n’ont aucun effet sur la nécessité de diligenter une enquête interne par l’association.

6. Mesures de protection et de soutien

  • Accueillir la parole : savoir identifier la nature des faits signalés, utiliser les bons mots, identifier les mécanismes auprès des personnes concernées
  • Protection de l’équipe, des bénévoles et des adhérents ou adhérentes : Assurer que ces personnes ne subissent aucune représaille suite à un signalement.
  • Accompagnement : Proposer un soutien psychologique ou juridique à la personne victime de harcèlement ou de violence, orienter vers les professions ou services adaptés.
  • Mesures conservatoires : Si nécessaire, prendre des mesures temporaires mais immédiates pour protéger la personne pendant l’enquête ou mettre à distance la personne mise en causse (mise à pied conservatoire avec maintien de salaire, modification des horaires, télétravail, mise en place de conditions de travail spécifiques, changements organisationnels, etc.).
  • Enquête interne : Mener une enquête impartiale et confidentielle dès la réception d’un signalement.
  • Sanctions disciplinaires : En cas de faits avérés, appliquer des sanctions proportionnelles à la gravité des actes (avertissement, mise à pied, licenciement, radiation).
  • Autres réalités :
    • L’association s’assure que les entretiens d’enquête ne sont pas réalisés les vendredis après-midi, ceci afin d’éviter une charge mentale et des ruminations pendant le week-end. Cet aspect fait partie intégrante de l’obligation à la sécurité et la santé de ses équipes.
    • Les référent·es disposent d’une trame d’entretien qu’iels annoncent au début de l’entretien pour permettre de cadrer les 45 min consacrés. Cette trame permet aussi de lister les faits à vérifier.
    • Les référent·es disposent d’une liste de ressources à présenter à la personne reçue en entretien (soutien psychologique, aide juridique, consultations gratuites, associations aidantes, syndicats, assistance via l’assurance professionnelle…)
    • Les référent·es réalisent un relevé détaillé par fait, et non par personne.
    • Les référent·es adoptent une posture de dactylographe non jugeante.

7. Enquête interne et sanctions

  • Réagir : Suite à un signalement ou à des agissements avérés, les personnes responsables convoquent séparément la personne victime et la personne accusée. Les personnes responsables doivent recadrer, expliquer, former la personne accusée. Toute rencontre doit faire l’objet d’une trace écrite.
  • Sanctions disciplinaires : L’association prévoit des sanctions appropriées en cas de harcèlement ou de violences avérées, allant du rappel à l’ordre jusqu’au licenciement ou la radiation.
  • Recours externes : L’association doit rappeler le droit – à son personnel ou ses bénévoles – de porter plainte auprès des autorités compétentes (inspection du travail, justice).

8. Suivi et évaluation

  • Évaluation annuelle : L’association met en place une évaluation annuelle des dispositifs de traitement des violences et du harcèlement sexiste et sexuel.
  • Amélioration continue : Les personnes désignées responsables adaptent et améliorent le protocole en fonction des retours et des évolutions légales et réglementaires. L’association s’engage fermement à maintenir un environnement respectueux, exempt de toutes formes de violences et de harcèlement sexiste et sexuel. Ce protocole sera révisé régulièrement pour rester conforme aux meilleures pratiques et aux exigences légales.

9. Diffusion et communication

  • Communication interne : L’association s’assure que le protocole soit connu et compris par son personnel, ses bénévoles, ses adhérent·e·s.
  • Documentation : Une documentation est accessible et à jour sur les démarches à suivre en cas de signalement.

10. Ressources

 

11. Mail type de signalement d’un fait de violence sexuelle

 

Objet : SIGNALEMENT – Faits pouvant s’apparenter à une violence sexuelle au travail

Contenus :

Attention : [TW] Ce mail contient des propos à connotation sexuelle/sexiste [violents]

Bonjour,

Je vous contacte pour vous faire part de faits qui pourraient s’apparenter à [des agissements sexiste /du harcèlement sexuel /  une agression sexuel / une tentative de viol / un viol] de la part de XX.

Ces faits se définissent tel que : [description, lieu des faits et chronologie].

Étant la cible de ces faits, je ressens : [observations].

L’association est tenue de faire cesser ces actes et de diligenter une enquête interne. Si ces faits sont avérés, l’association est tenue de sanctionner la personne autrice des faits, selon son Règlement Intérieur.

Merci de m’informer de la suite donnée à ce signalement.

Cordialement,

XX

 

12. Fiche mission : Référent·e de Lutte Contre le Harcèlement Sexiste et Sexuel (Bénévole)

 

Cette mission demande une grande rigueur, objectivité et impartialité, le respect de la confidentialité, une écoute active et attentive, de l’empathie, de la mémoire et de la pédagogie. Le ou la référent·e est la personne de confiance à laquelle toute victime ou témoin peut s’adresser en toute confidentialité, avec l’assurance que sa parole sera prise au sérieux et que des actions appropriées seront mises en œuvre.

Objectifs de la Mission :

  • Offrir un point d’entrée sûr et confidentiel pour les victimes et les témoins de harcèlement sexiste et sexuel.
  • Assurer l’écoute, le soutien et l’orientation des personnes concernées.
  • Garantir le traitement rigoureux et impartial des signalements.
  • Contribuer à l’information sur le harcèlement sexiste et sexuel.
  • Maintenir un climat de confiance et de sécurité.

Responsabilités Référent·e :

Le ou la référent·e est investie d’une responsabilité significative, basée sur l’intégrité et la crédibilité. Ses responsabilités incluent :

  • Réception et écoute des Signalements :
    • Être l’interlocuteur·trice privilégié·e pour toute personne souhaitant signaler des faits de harcèlement sexiste ou sexuel, qu’elle soit victime directe ou témoin.
    • Écouter activement et avec empathie, sans jugement ni minimisation des faits.
    • Assurer une confidentialité absolue concernant l’identité de la personne signalante et les faits rapportés, sauf avec son accord explicite pour les étapes de l’enquête.
  • Conseil et Orientation :
    • Informer la personne signalante sur ses droits, les recours possibles et la procédure interne de l’association.
    • Proposer un accompagnement et, si nécessaire, orienter vers des structures externes spécialisées (associations d’aide aux victimes, professionnel·les de santé, services juridiques).
  • Conduite de l’Enquête Interne :
    • Phase Préliminaire : Le ou la référent·e est en charge de la collecte initiale des informations. Il/elle recueille le témoignage de la personne signalante et de tout témoin potentiel. Cette étape est cruciale pour déterminer la nature et la gravité des faits.
    • Établissement des Faits : Sur la base des éléments recueillis, le ou la référent·e doit s’efforcer d’établir les faits de manière objective et impartiale. Cela peut inclure l’audition de la personne mise en cause, en respectant son droit à la défense, et la recherche de toute preuve ou indice pertinent (écrits, messages, témoignages complémentaires, etc.).
    • Neutralité et Impartialité : Le ou la référent·e agit avec la plus grande impartialité, sans parti pris, et s’assure que toutes les parties sont entendues dans le respect des droits de chacun.
    • Proposition de Recommandations : À l’issue de l’enquête interne, le ou la référent·e formule des recommandations éclairées et proportionnées à la direction de l’association. Ces recommandations peuvent inclure des mesures disciplinaires (avertissement, exclusion temporaire ou définitive), des actions de sensibilisation, des aménagements de poste, ou toute autre mesure jugée nécessaire pour garantir la sécurité et le bien-être de toutes et tous.
    • Suivi : Le ou la référent·e assure le suivi des mesures décidées et s’assure de leur mise en œuvre effective.
    • Contribue à l’amélioration continue des procédures internes de lutte contre le harcèlement.

Procédure en Cas de Réception de Signalement :

  • Étape 1 – Réception du Signalement : La personne signalante contacte le ou la référent·e par le canal de son choix (téléphone, e-mail, entretien en personne). Le ou la référent·e écoute attentivement la personne signalante, en réaffirmant le caractère confidentiel de l’échange. Il/elle s’assure de l’environnement sécurisé pour cet échange. La personne signalante est invitée à relater les faits de manière précise et chronologique. Le ou la référent·e prend des notes, en veillant à ne pas influencer le récit. Il est important de recueillir le « qui, quoi, où, quand, comment ». Le ou la référent·e explique clairement la procédure interne de l’association et les différentes étapes qui suivront, en soulignant les garanties de confidentialité et d’impartialité.
  • Étape 2 – Engager une enquête interne : Le ou la référent·e demande le consentement explicite de la personne signalante pour lever ou non l’anonymat dans le cadre de l’enquête interne. Le ou la référent·e clarifie les objectifs de l’enquête (ex: cessation des faits, reconnaissance du préjudice, mesures disciplinaires, etc.). La personne mise en cause est informée des faits qui lui sont reprochés, sans divulguer l’identité de la personne signalante si elle souhaite rester anonyme.
  • Étape 3 – Conduite de l’Enquête Interne : Collecte d’informations complémentaires et audition de témoins. Si des témoins sont identifié·es par la personne signalante ou par l’enquête elle-même, iels sont contacté·es et auditionné·es séparément et confidentiellement. Le ou la référent·e recherche toute preuve matérielle pertinente (messages, e-mails, photos, etc.), toujours avec l’accord de la personne concernée. La personne mise en cause est invitée à s’exprimer et à fournir sa version des faits. Elle a le droit d’être accompagnée par une personne de l’association (membre du Bureau, du Conseil d’Administration ou adhérent·) de lors de cet entretien. Le ou la référent·e maintient une posture neutre et professionnelle.
  • Étape 4 – Analyse des faits et rédaction d’un rapport d’enquête : Le ou la référent·e analyse l’ensemble des informations recueillies (témoignages, preuves) de manière objective et impartiale. Il/elle rédige un rapport préliminaire qui synthétise les faits établis, les témoignages, et une première évaluation des situations.
  • Étape 5 – Prise de Décision et Mesures : Consultation de l’instance décisionnaire : Le rapport et les recommandations du ou de la référent·e sont présentés à l’instance décisionnelle de l’association. L’instance associative prend une décision concernant les mesures à mettre en œuvre, en se basant sur les recommandations du ou de la référent·e et la gravité des faits. Ces mesures peuvent être de diverses natures (avertissement, formation, accompagnement psychologique, exclusion, etc.). Information des Parties : La personne signalante/ victime est informée des suites données au signalement et des mesures prises, dans le respect de la confidentialité des données des tiers. La personne mise en cause est informée de la décision prise à son égard.
  • Étape 6 – Suivi régulier après la décision : Le ou la référent·e s’assure que les mesures décidées sont effectivement mises en œuvre.Le ou la référent·e propose un suivi à la personne signalante/victime pour s’assurer de son bien-être et de la  cessation des faits. La procédure est évaluée régulièrement pour identifier les points d’amélioration.

Compétences requises

  • Écoute active et empathie : Capacité à écouter sans jugement et à comprendre les émotions des personnes.
  • Sens de la confidentialité : Respect absolu du secret professionnel et des informations partagées.
  • Neutralité et impartialité : Capacité à agir sans parti pris, à traiter toutes les parties équitablement.
  • Rigueur et méthode : Aptitude à suivre une procédure structurée, à collecter et analyser les faits de manière objective.
  • Capacités de communication : Facilité à s’exprimer clairement, à informer et à rassurer.
  • Esprit d’analyse et de synthèse : Aptitude à évaluer les situations complexes et à formuler des recommandations pertinentes.
  • Connaissance des enjeux : Compréhension des mécanismes du harcèlement sexiste et sexuel, des textes de loi.

Engagements de l’Association

  • Soutenir pleinement le ou la référent·e dans l’exercice de ses missions.
  • Garantir l’indépendance de son rôle et de ses recommandations.
  • Assurer un environnement de travail respectueux et sûr pour le ou la référent·e.
  • Communiquer largement sur le rôle du ou de la référent·e pour favoriser la confiance et la libération de la parole.